一般社団法人日本ウェルフェアサービス協会（以下「当協会」といいます。）は、個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守するとともに、以下の方針に基づいて個人情報を適切に取り扱います。
1．個人情報の定義
本方針における「個人情報」とは、氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先、顔写真、本人確認書類、受講情報その他の記述等により、特定の個人を識別できる情報をいいます。また、他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別できる情報および法令に定める個人識別符号を含みます。
2．取得する個人情報
当協会は、研修およびWISの運営に必要な範囲で、次の情報を取得することがあります。
- 氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス
- 勤務先の施設名、法人名、所在地その他の勤務先情報
- 保育士証、健康保険証その他の本人確認に必要な書類
- 研修の申込内容、受講状況、動画の視聴状況、レポート、修了証、受講履歴
- 受講料の請求、入金および返金に関する情報
- お問い合わせ、相談および事務局との連絡内容
- 端末情報、IPアドレス、Cookie、アクセス履歴その他の利用情報
3．個人情報の利用目的
- 研修の申込み受付、受講資格および本人確認
- 受講用アカウントおよびWISマイページの発行・管理
- 動画視聴、レポート提出、受講状況および受講履歴の管理
- 修了判定、修了証の発行、保存、確認および提出
- 勤務先の園・施設・法人との受講情報の連携
- 受講料の請求、入金確認、返金その他の決済管理
- 研修日程、制度変更、重要なお知らせ等の案内
- お問い合わせへの回答および受講サポート
- 不正申込み、不正受講、なりすましその他の不正利用の防止
- ウェブサイト、研修内容およびWISの改善
- 利用状況を個人が特定できない形で集計・分析するため
- 法令、行政機関または研修実施要件に基づく確認、報告および記録の保存
利用目的を変更する場合は、変更前の目的と合理的な関連性が認められる範囲内で行い、当ウェブサイトへの掲載その他の適切な方法によりお知らせします。
4．本人確認書類の取扱い
当協会は、本人確認および受講資格の確認に必要な範囲で、保育士証、健康保険証その他の本人確認書類を取得することがあります。取得した書類は、不正アクセス、紛失、改ざん、漏えい等を防止するため、適切な安全管理措置を講じます。
確認に不要な情報が記載されている場合は、該当箇所を隠した状態での提出をお願いすることがあります。
5．園・施設・法人との情報連携
受講生が勤務先として登録した園・施設・法人がWISを利用している場合、受講生の確認または同意に基づき、受講状況、修了情報、修了証その他の研修管理に必要な情報を、当該園・施設・法人と連携することがあります。連携する情報は、研修管理および修了確認に必要な範囲に限定します。
勤務先が変更された場合は、受講生本人による登録情報の変更または当協会へのご連絡をお願いいたします。
6．個人情報の第三者提供
当協会は、本人の同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護に必要で本人の同意を得ることが困難な場合、公衆衛生の向上または児童の健全な育成のために特に必要な場合、国や地方公共団体等の法令に基づく事務への協力が必要な場合、事業承継に伴う場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
7．業務委託
当協会は、研修およびWISの運営、動画配信、メール送信、データ保管、システム管理その他の業務を外部事業者へ委託することがあります。この場合、委託先を適切に選定し、契約の締結その他の方法により、個人情報が適切に管理されるよう必要な監督を行います。
8．個人情報の共同利用
当協会が個人情報を特定の事業者と共同利用する場合は、共同利用する情報の項目、利用者の範囲、利用目的および管理責任者を、あらかじめ当ウェブサイト等で公表します。
9．Cookieおよびアクセス情報
当ウェブサイトおよびWISでは、利便性の向上、利用状況の把握、システムの改善および不正利用の防止のため、Cookieその他の識別技術を利用することがあります。Cookieにより取得される情報を登録情報と組み合わせて利用する場合は、個人情報として適切に取り扱います。
ブラウザの設定によりCookieを無効にできますが、一部の機能を利用できなくなる場合があります。
10．個人情報の安全管理
当協会は、個人情報の漏えい、紛失、改ざん、不正アクセス等を防止するため、担当者とアクセス権限の限定、ID・パスワード等の管理、通信および保存データの保護、役職員への教育、委託先の監督その他の必要な安全管理措置を講じます。
個人情報の漏えい等が発生した場合は、関係法令に基づき、個人情報保護委員会への報告および本人への通知等、必要な対応を行います。
11．個人情報の保存期間
当協会は、個人情報を、利用目的の達成、研修修了の証明、行政機関等への報告および法令上の義務に必要な期間保存します。保存の必要がなくなった個人情報は、安全な方法で削除または廃棄します。
受講履歴および修了証に関する情報は、受講生がWISで確認・利用できるよう、研修記録の管理に必要な期間保存することがあります。
12．個人情報の開示・訂正・利用停止・削除
本人から、当協会が保有する個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止を希望された場合は、本人確認を行ったうえで、法令に従い適切に対応します。
法令または研修実施要件により保存が必要な情報については、ご希望に沿えない場合があります。
13．未成年者の個人情報
未成年者が当協会のサービスを利用する場合は、必要に応じて保護者その他の法定代理人の同意を得たうえでお申込みください。
14．法令等の遵守および見直し
当協会は、個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。また、個人情報の取扱いおよび安全管理体制を継続的に見直し、必要に応じて改善します。
15．本方針の変更
当協会は、法令の改正、サービス内容または個人情報の取扱方法の変更等に応じて、本方針を改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当ウェブサイトへの掲載その他の分かりやすい方法によりお知らせします。
16．お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等のご請求は、当ウェブサイトのお問い合わせフォームよりご連絡ください。
